В самохвалството има една фраза, която ме подлудява: „Винаги давам 110% от себе си“.  Като изключим чисто математическата невъзможност за осъществяване на подобно начинание, тази фраза предполага, че най-добрият начин да бъдете ефективни в работата си е като през цялото време влагате всичките си усилия върху това, което правите. Колкото и добре да звучи, този подход просто не носи очакваните резултати.

Създаването на висококачествена работа изисква пълното ви внимание и продължителни усилия. Вземете за пример изготвянето на доклад – може да съберете много данни, да ги представите в различни графики и да напишете резюме. След това може да редактирате документа и да подберете по-добри думи, за да акцентирате върху определени резултати, които искате да подчертаете. Всяка една от тези стъпки отнема не малко време.

За съжаление, времето е ограничен ресурс. Начинът, по който го използваме, създава така наречените алтернативни разходи/цени (оpportunity costs). Това е термин от икономиката, които се използва за обозначаване на нещата, които е можело да направите, ако сте вложили ресурсите си в нещо различно. Времето, което отделяте на определен проект, е време, което сте можели да използвате за безброй други неща.

Тук идва и важната част. По всеки проект, по който работите в работата, трябва да сте ефективни, но не винаги е нужно да сте перфектни. Имейл, който сте изпратили до ваш колега, които се намира на същото ниво в организацията като вас, мое да има правописни грешки и да не е перфектно подреден, но той може да генерира желаната реакция от ответната страна, без да нанесе щети върху отношенията ви. Когато обаче изпращате писмо да вашия шеф, трябва да сте по-внимателно. Едно е да правите кратка презентация пред колегите от вашия екип и съвсем друго е да презентирате продукт на потенциален нов клиент.

Иначе казано, ключът към успеха в работата е в това, което Джон Пейн, Джеймс Бетман и Ерик Джонсън наричат „компромис между усилието и точността“. Всеки от нас има много стратегии за това как да изпълнява задачите си в работата. Някои от тях изискват повече време, а други влагане на повече усилия. В повечето случаи стратегиите, предвиждащи влагане на повече усилия, водят до по-добри резултати от останалите.

За да максимизирате продуктивността си, трябва първо да разберете в кои задачи си заслужава да давате най-доброто от себе си, в кои достатъчно да се стараете и в кои не е нужно да влагате особени усилия. С други думи, трябва да влагате 10% от себе си в задачите, за които това е достатъчно, 50% в тези, които изискват 50% и да запазите най-доброто от себе си, или ако искате да го наречете с клишето 110%, за задачите, които си го заслужават.

Разбира се, за да овладеете до съвършенство компромиса между точността и усилието, трябва да отделите и малко време за разрешаването на конфликта, който той поражда. Говорете с колегите си за това на кои проекти трябва да отдадете пълното си внимание и кои могат да бъдат свършени по-бързо и без особени усилия. Разбира се, в опитите си да постигнете този компромис ще правите и грешки. В крайна сметка, ако постоянно представяте проекти, които са достатъчно добри, то вероятно влагате твърде много усилия във всичко което правите. Добре е от време на време да ви се налага да коригирате пропуски и дори да започвате работа от начало, защото това е знак, че все пак имате ясни приоритети и не отделяте еднакво внимание на всичко. Макар че да се греши не е никак приятно, временните спънки си заслужават възможността да разпределяте по-добре времето си и да  постигате повече в дългосрочен план.

Арт Маркман, когнитивен психолог и автор на книгата „Умното мислене“, за FastCompany.com

Превод и редакция: Георги Георгиев / Мениджър Нюз