Комуникацията в днешно време преминава основно през електронната поща. И въпреки че е забележително полезна и мощна, често вдъхва неувереност или се ползва по напълно погрешен начин от немалка част от хората. Ето някои основни правила, от редакторите на TIME, на които може да разчитате, когато работите с електронна поща.
Отговорете бързо. Има хора, на които може да се разчита да реагират незабавно на имейли, а такива, на които не може. Стремете се да бъдете от първите. Реагирайте бързо на имейлите, на всички. Отзивчивостта създава позитивна нагласа за обратна комуникация, при която вашият екип и колеги ще бъдат по-склонни да ви включат във важни дискусии и решения. Тези отговори могат да бъдат доста кратки, дори за да уведомите, че ще отговорите по-обстойно по-късно.
Избягвайте безполезната проза. Всяка дума е ценна. Бъдете ясни в отговорите си. Ако описвате проблем, ясно го дефинирайте. Ако е необходимо препрочетете и изтрийте ненужното.
Почиствайте постоянно вашата пощенска кутия. Когато отворите ново съобщение, имате няколко възможности: Да прочетете достатъчно, за да разберете, че не е нужно да го четете цялото, да го прочетете и да действате веднага, да го прочетете и да действате по-късно или да го прочетете по-късно. Маркирайте с флагчета или звезди, за да се оиентирате по-лесно.
Когато използвате функцията bcc (сляпо копие), попитайте се защо. Опитвате да скриете нещо, което по принцип е контрапродуктивно и потенциална заплаха в културата на прозрачността. Или копирайте лицето открито или изобщо не го копирайте.
Не крещете. Ако трябва да го правите изобщо, направете го лично.
Улеснете проследяването на отговорите. Когато изпращате бележка до някого, която искате да проследите, копирайте себе си, след което маркирайте бележката с "follow up". Това улеснява намирането и проследяването на нещата, които не са свършени.
Помогнете си в бъдещо търсене на неща. Ако получите нещо, което смятате, че може би ще искате да си спомните по-късно, препратете го към себе си заедно с няколко ключови думи, които описват неговото съдържание. Помислете си, как ще го откриете по-късно. Това удобство не важи само за имейли, но и за важни документи.
Източник: Мениджър Нюз
