Има дни, в които човек има чувството, че работата просто не свършва. Вашия шеф ви е възложил нова задача, която трябва да бъде завършена в кратък срок, не сте зачеркнали дори половината, от списъка си с ангажименти за деня, а имейла ви е пълен със съобщения от ваши колеги, които се нуждаят от помощта ви.

Когато сте затрупани с толкова задължения, трудно може да си свършите работата навреме, а още по малко по качествен начин. Усещането за безизходица, което човек изпитва в тези ситуации, идва от така наречения закон на Йеркс-Додсън. Разработен от психолози Робърт М. Йеркс и Джон Дилинджъм Додсън през 1908 година, този закон в психологията обяснява връзката между стреса и ефективността при изпълнението на задачите.

В най-общи линии, двамата психолози доказват, че производителността на човек расте при физиологическа или психическа възбуда(или напрежение), но само до опредено ниво. Когато нивата на стрес обаче станат твърде високи, ефективността спада рязко. Именно това се случва, когато сте затрупани с твърде много задачи и не знаете от къде да започнете. Тайната на успеха в работата е в постигането и запазването на умерено ниво на натоварване.

Намалете разхода си на енергия

Първото нещо, което трябва да направите, ако се чувствате затрупани от работа, е да се успокоите. Докато не намалите нивата си на възбуда и напрежение, няма да можете да изпълнявате ефективно задачите си.

Именно в тези случаи централно място заема ролята на практиките за релакс. Те ви осигуряват един малък оазис, който ви позволява на прекомерните нива на енергия(които психолозите наричат превъзбуда) да се разсеят. Затворете очи за минута. Поемете дълбока глътка въздух и преброите до десет. Прекъснете цикъла от мисли за работата, като се съсредоточите върху нещо друг.

Има обаче моменти, в които дори тези техники за релакс не помагат. Някои хора не могат да се отпуснат, колкото и да се стараят да забравят за задълженията си. Алтернативния подход в тези случаи е физическата активност. Отделете няколко минути, за да се разходите пред офиса. Ако сградата, в която работите има фитнес, може да направите кратка тренировка за кардио. Комбинацията от физически упражнения и игнорирането на мислите за работа може да ви помогне да достигнете оптималното ниво на напрежение, при което сте най-ефективни.

Концентрирайте се

След като намалите нивата на стрес до по-поносими, фокусирайте вниманието си върху важните задачи, които смятате, че може да завършите за най-кратък период от време. Започването на деня с някакъв успех, дори и да малък, може да бъде изключително мотивиращо.

След като изберете задачата, върху която да се концентрирате, трябва да се абстрахирате от всички външни фактори, които може да ви разсеят от нея. Затворете страницата с вашите имейли(стига да нямате нужда от тях за изпълнението на конкретната задача), изключете звука на телефона си и затворете вратата на офиса си(ако имате такъв).

Ако след всичко това все още не можете да се концентрирате върху работата, опитайте да разделите задачата на 5-10 минутни периоди на работа на пълен фокус, в които не правите абсолютно нищо друго, освен да работите по конкретния проект. Сред като разбиете задачата на части, намерете най-малките и лесно изпълними от тях и опитайте да ги изпълните първи. Веднъж след като започнете да чувствате, че сте постигнали напредък, завършването на задачата ще стане много по-лесно и ще получите нужната мотивация, за да се справите с другите задължения за деня.

Разтоварете се

Ако имате усещането, че получавате повече задачи, отколкото можете да изпълните, то е дошло време да поговорите с вашия ръководител за работното ви натоварване.

Понякога може да бъдете по-ефективни в работата, ако просто внесете леки промени в подхода към нея. Всеки служител трябва да се научи да балансира между вложените усилия и качеството на изпълнението. Обикновено, колкото повече време влагате в една задача, толкова по-качествен е крайния продукт, който получавате. Има обаче случаи, в които от вас не се изисква да създадете перфектния продукт, а да се справите бързо със задачата. Иначе казано, може да вложите по-малко време в дадена задача и да постигнете резултати, които са достатъчно задоволително. Тук идва и ролята на вашия ръководител, който може да акцентира върху аспектите от вашата работа, на които можете да си позволите да отдавате по-малко внимание, без да нанесете значителни щети върху качеството на крайния продукт.

Освен това, вашия шеф може да ви даде съвет за по-ефективни и лесни начини за изпълнението на задачата.

И на последно място, но не и по значение, вашият ръководител може просто да не осъзнава мащаба на работното натоварване, на което сте изложени. Когато споделите с шефа си, че имате твърде много задачи, може да го убедите да ви освободи от част от тях и да ги възложи на някой друг.

Способността да се разтоварвате от задачите може да бъде важна и в по-късните етапи на вашата кариера, когато може да замете управленска позиция. Тогава ще трябва да делегирате важни проекти на вашите подчинени. Може би те няма да се справят с тях токова добре, колкото вие бихте могли, но с малко надзор и подкрепа тяхната работа може да се подобри и да достигне желаните от вас нива на качество.

Арт Маркман, когнитивен психолог и автор на книгата „Умното мислене“, за FastCompany.com.

Мениджър Нюз